executif-06

10 dicas para criar uma apresentação de impacto!

executif-06

O Steve Jobs dizia: “Se você precisa do powerpoint é porque não sabe do que está falando”.

Muito tempo e dinheiro seria economizado se todos pensassem assim. É verdade que no mundo empresarial há um excesso de reuniões e apresentações chatas, e que tudo seria mais fácil se nada disso existisse. Mas o chefe da Apple também era conhecido por viver em uma realidade alternativa só dele.

Na nossa realidade somos constantemente exigidos a montar apresentações para chefes, equipes, clientes, fornecedores e por aí vai. Percebo que na grande maioria das vezes as pessoas não encaram uma apresentação como o que ela realmente é – uma oportunidade!

As situações em que apresentações são necessárias são muitas. Pode ser uma apresentação de status de projeto, pode ser um pitch de uma idéia a stakeholders internos ou a investidores, pode ser uma venda de um produto ou introdução de uma empresa. Independente do tipo da apresentação, ela por definição terá um objetivo: o de convencer alguém de algo. Você vai perguntar: “Mas e reuniões de status de projeto? Estas são apenas relatos da realidade e não possuem o objetivo de convencer ninguém de nada”. Não! Neste tipo de apresentação os seus objetivos são dois:

  1. Convencer seu chefe de que você está fazendo um bom trabalho e;
  2. Convencer seu chefe de que você é bom nas apresentações.

“Mas eu não sou bom e odeio falar em público!”

Bom, a má notícia é que montar boas apresentações (e apresentá-las com confiança), não é algo que se aprende da noite para o dia. Requer tempo e prática. E, ao contrário do que o Steve Jobs dizia, quanto mais você conhece sobre o assunto melhor.

A boa notícia é que ser um bom apresentador é muito mais uma decisão do que um talento e se você está lendo isto já deu sinais de que pode ter decidido ser um.

A capacidade de resumir e apresentar idéias é valiosa e pode significar o sucesso ou fracasso de um projeto, de uma negociação ou até de uma carreira. Por isto listei algumas dicas para você seguir quando tiver a oportunidade de mostrar o seu trabalho.

1. Planeje a sua apresentação.

Um dos erros mais comuns que as pessoas cometem é o de não planejar a apresentação. Costumam abrir o powerpoint e trabalhar nele slide por slide conforme as ideias aparecem.

Errado! A evolução da sua apresentação nunca deve ser feita de forma linear um slide após o outro. Se seguir esta abordagem terminará com uma apresentação sem começo, meio e fim, com slides redundantes, possivelmente sem dar o enfoque necessário às informações mais importantes. Ainda mais, muito provavelmente não levará em conta o tempo disponível e o número de slides adequado.

Sua apresentação deve ser construída a partir do seu esqueleto. Considere o seu público alvo, o nível de detalhe que lhes interessará ouvir e o tempo disponível para falar. Não se esqueça de deixar tempo para as perguntas ao final. Não há regra para o numero de slides, mas em geral procure manter uma média de 1 slide por minuto.

Pense na história que quer contar. Fuja da tentação de começar logo. Abra um slide-plano e nele forme a estrutura da sua apresentação. Planeje exatamente quantos slides terá o ppt e o que será dito em cada um deles. Utilize este slide como um guia para a construção da sua apresentação. (Não esqueça de apagá-lo ao final.)

2. O powerpoint é a ferramenta. Voce é o apresentador.

Há um fenômeno engraçado que acontece quando o sujeito projeta a sua apresentação e sobe para falar. De repente aquele que era para ser o apresentador passa a ser simplesmente um relator dos slides. Vira as costas para os presentes e lê seus bullet-points. Virou ferramenta do powerpoint. O dia em que o Microsoft Office oferecer um powerpoint falante este sujeito se tornará obsoleto.

Eu particularmente fico ofendido com este tipo de comportamento. Ora! eu também sei ler. Me passa os bullets por e-mail e não me chama para a reunião. Economiza o tempo de todo mundo e você não passa vergonha.

Acredito que seja isso a que se referia o Steve Jobs. De fato, se o sujeito depende do powerpoint, é sinal de que ele não sabe do que está falando. Não queira de jeito nenhum passar esta impressão. Terá perdido a chance de ganhar uns pontos com os presentes. Pelo contrário, se virar as costas e ler, não terá o ouvido de ninguém.

Muitas vezes este comportamento é automático. Por timidez, o apresentador não quer encarar o público e portanto vira as costas. É normal dar o famoso “branco” na hora de falar, portanto, mais um motivo para se apoiar naquilo que está digitado no powerpoint.

Fuja deste comportamento.

3. Um slide, Uma mensagem.

Cada slide deve ter uma razão de ser. Você deve saber exatamente qual mensagem quer transmitir em cada slide. Simplifique o máximo que puder para o público.

A prática comum é darmos títulos ao slide. Títulos são amplos e não nos dizem nada, a não ser o assunto a ser tratado. Pense no slide com o seguinte título: “market share”. O que eu, como observador da apresentação, tiro deste título? Que o apresentador irá abordar o tema de participação de mercado da empresa. Em seguida o que farei? procurarei no corpo do slide por informações a respeito disto. Enquanto o apresentador fala, estarei procurando extrair alguma informação entre o emaranhado de gráficos, setas e bullet-points com as quais o apresentador resolveu nos agraciar e ao final não conseguirei prestar atenção no que ele falou e muito menos decodificar o slide.

O cara ao lado me olha e diz:

– Hein?!?

– Acho q ele quis dizer que o market share cresceu.

E se substituirmos o título “Market Share” por “Market Share subiu de 15% para 20% entre 2015 e 2016”? Pronto, sua mensagem está entregue. O observador entendeu e agora pode prestar atenção no que está falando, pois há algumas informações complementares importantes a este dado que o apresentador dará verbalmente.

E o que vai no corpo do slide? A esta altura, pouco importa. Você já entregou a mensagem principal. Se colocasse a foto de um jacaré não faria diferença alguma. Ok, só para manter o profissionalismo, vamos colocar um gráfico que suporte visualmente a sua mensagem.

Se seguir esta dica, muitas vezes vai se deparar com esta dúvida. “minha mensagem já está no título, agora o que ponho no corpo?” Se isto acontecer, ótimo. Seja criativo, insira uma imagem relacionada ao tópico. Isto deixará sua apresentação muito mais leve e fácil de ser acompanhada, pois colocará o foco no interlocutor.

4. Evite bullet-points

Tenha isto como uma regra. Não utilize bullet-points. Procure outras formas mais criativas de demonstrar visualmente a sua mensagem. Cada slide dever possuir uma mensagem principal. Os bullet-points confundem o observador, pois na maioria das vezes se tornam frases resumidas e mal formuladas. Além do que visualmente são terríveis.

Se não conseguir fugir dos bullets, faça-os de forma criativa. A internet está cheia de templates que podem ser utilizados.

Clique aqui para acessar alguns modelos interessantes.

5. Dedique tempo para preparar a apresentação.

Quanto mais importante for, mais tempo deve ser separado para a preparação. Não deixe para a última hora, caso contrário não conseguirá colocar estas dicas em prática.

6. Treine, Treine e Treine.

Voce já deve estar se perguntando:

-se não posso usar bullets, não posso ler, para que serve o powerpoint então?

Justamente! É uma ferramenta de apoio para o apresentador e para a audiência. A apresentação é sobre você, e não sobre o powerpoint.

Tive uma professora que me deu um feedback que nunca mais esqueci. Fiz uma apresentação a qual eu não havia me preparado adequadamente e cometi o pecado de depender do que estava no slide. Muitas vezes me atrapalhei e deixei claro que eu não dominava o assunto. Mas terminei e pensei “Não foi tão mal assim. Cheguei até o final e é isto que interessa”.

Esta professora então me falou:

– Veja, não te conheço muito bem, mas você me parece uma pessoal em quem eu confiaria. Mas você demonstrou completo despreparo no assunto e jogou no lixo a minha primeira impressão. Não cometa mais este erro!

Ela me fez um favor, pois falou o que eu precisava ouvir. Poucas pessoas serão tão verdadeiras assim durante a nossa vida.

Durante o mestrado vi certa vez um dos melhores alunos da sala em um canto, andando de um lado para o outro com um papel na mão, falando e gesticulando sozinho. Ele estava treinando para sua apresentação. O talento ajuda, mas o sucesso é oriundo do trabalho.

Se você não se sente seguro, dedique algumas horas para se preparar. Se for o caso, escreva palavra por palavra o que quer falar em cada slide e depois leia em voz alta para si mesmo até que o texto esteja decorado. Leia e re-leia cada vez dependendo menos do que escreveu. É uma boa idéia fazer isto em frente ao espelho. Eu garanto que sentirá mais vergonha de falar sozinho em frente ao espelho do que na frente de um público. Se conseguir ultrapassar esta barreira estará 100% preparado.

Aqui e aqui estão dois artigos legais (em inglês) sobre falar em público.

7. Nunca entregue tudo. Deixe espaço para as perguntas.

Se você fez uma boa apresentação, perguntas virão. Esteja certo disto. É sinal de que o público ouviu o que estava falando.

A melhor solução para isto, é não entregar tudo de mão beijada. Deixe algum espaço para perguntas. Melhor ainda, tenha slides preparados no apêndice da apresentação para recorrer caso necessário.

Isto é certo de impressionar e mostrar que o trabalho foi feito de forma completa.

8. Nada se cria, tudo se copia.

Observe como outras pessoas apresentam. Se pergunte o que você gosta e não gosta de determinadas apresentações ou da forma de preparar um slide. É incrível como se aprende ao observar os outros. Utilize algumas técnicas que tenha gostado. Com o tempo, um estilo próprio seu será criado.

9. Melhore sempre

Se a última apresentação foi boa, procure fazer a próxima ainda melhor. Não deixe de aprender e logo terá um grande repertório de técnicas a utilizar. Aos poucos aquilo que parecia impossível se tornará parte do cotidiano.

10. Não tenha vergonha de mostrar o seu trabalho.

Muitas pessoas passam a carreira pensando que um dia seu trabalho será reconhecido. Estas mesmas pessoas ficam frustradas quando veem alguém que “não faz nada” ter as melhores oportunidades. É muito provável que esta pessoa que supostamente não faz nada seja melhor em mostrar seu trabalho do que aquele que fica em frente ao computador trabalhando horas a fio esperando que um dia uma boa alma se aproxime e diga:

– Venha comigo, você merece melhor do que isto!

Tenho péssimas notícias, este dia nunca chegará. Se você é desses que espera um dia a oportunidade bater a sua porta, é possível que ela nunca bata. Pior, quando bater você não saberá reconhecê-la. Se você é assim, é muito mais provável que seu chefe pense que você está feliz onde está. Soma isto ao fato de ser bom no que faz e terá a fórmula perfeita para a estagnação eterna.

Melhor se mexer e tratar de aparecer. Uma apresentação clara, sucinta e com conteúdo é um ótimo meio de fazer isto acontecer.

Não existem Tags

Comments are closed.